Faksymile to mechanicznie wykonana kopia odręcznego podpisu. Najczęściej spotykaną formą faksymile jest pieczątka z podpisem – dzięki jej zastosowaniu wiele firm zdołało usprawnić i przyspieszyć procesy związane z podpisywaniem różnego rodzaju pism i dokumentów. Zastanawiasz się, czy takie rozwiązanie sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie? Czy jest bezpieczne? W naszym poradniku rozwiewamy wątpliwości związanie z faksymile.
Odręczny podpis a pieczątka – czy są równoznaczne?
Faksymile najczęściej używane jest osobiście – przez osobę, której podpis zawiera pieczęć – lub przez zaufanych pracowników. Zwłaszcza ta druga możliwość budzi często zaniepokojenie i wątpliwości – czy powierzając osobie trzeciej pieczątkę z podpisem, dajemy jej prawo do podpisywania wszelkich naszych dokumentów?
Sprawa ta regulowana jest przez przepisy polskiego prawa (na przykład przez wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w wyroku z dnia 10 listopada 2006 r., sygn. akt II FSK 1144/05). W świetle obowiązujących przepisów z całą pewnością można stwierdzić, że faksymile nie jest tożsame z odręcznym podpisem. Co to oznacza w praktyce? Przyjrzyjmy się kwestii zastosowania faksymile w różnych rodzajach dokumentów i pism.
Pieczątka z podpisem (faksymile), a umowy cywilnoprawne
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się często z zawieraniem umów w formie pisemnej, które wymagają złożenia odręcznego podpisu. Gdy podpis nie zostanie złożony własnoręcznie (a więc również w przypadku użycia faksymile), dokument nie będzie stanowił umowy pisemnej w rozumieniu przepisów prawa cywilnego (w myśl art. 78 § 1 Kodeksu Cywilnego).
Czy oznacza to, że umowy „podpisane” przy użyciu pieczątki z podpisem są nieważne? Niekoniecznie. Jeżeli faksymile zostało przybite przez osobę, której podpis znajduje się na pieczątce lub przez osobę, która została uprawniona do jej reprezentowania, a umowa została przekazana drugiej stronie, dokument ten jest wiążący (mimo iż nie spełnia wymogów umowy na piśmie).
Inaczej sytuacja przedstawia się, gdy pieczątka ze wzorem podpisu została użyta przez osobę nieuprawnioną, bez zgody i wiedzy właściciela podpisu. W tym wypadku umowa będzie nieważna, chociaż konieczne może być udowodnienie bezprawnego użycia pieczątki z podpisem przez osobę trzecią.
Faksymile bezwzględnie nie może zostać użyte do podpisania umów, wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności. W tym przypadku jedynie podpis odręczny może nadać umowie moc prawną. Do dokumentów tego typu zalicza się m.in.: umowę leasingu, umowę o przeniesienie autorskich praw majątkowych, umowę o przejęciu długu.
Dokumenty, które mogą zostać podpisane przy użyciu faksymile
Przepisy prawa określają trzy przypadki, w których użycie faksymile jest wystarczające dla nadania dokumentom mocy prawnej. Należą do nich:
- podpis dłużnika na wystawionych przez niego papierach wartościowych;
- podpis na dokumentach akcji spółki akcyjnej;
- podpis osób uprawnionych do zaciągania zobowiązań w imieniu emitenta, na dokumentach obligacji.
Zastosowanie faksymile w działalności firmy
Pieczątka z podpisem (podobnie jak pieczątka firmowa z danymi działalności gospodarczej) znajduje zastosowanie zarówno w działalności dużych korporacji, jak i średnich lub małych firm. Pomijając omówione powyżej dokumenty prawne, faksymile można używać do wielu innych zadań, takich jak podpisywanie korespondencji seryjnej, broszur, kartek okolicznościowych. Opatrywaniu pism tego typu „podpisem” jest zdecydowanie lepszym wyjściem niż rozsyłanie niepodpisanej korespondencji. Pieczątka z podpisem pozwala na budowanie pozytywnego i profesjonalnego wizerunku firmy w oczach klientów, przy znacznej oszczędności czasu.
Dodaj komentarz